ZUGFeRD E-Rechnung prüfen: PDF, XML und Testablauf

Eine ZUGFeRD-Rechnung ist eine hybride Rechnung: ein PDF/A-3-Dokument für das Auge und eine eingebettete, strukturierte XML-Datei für die Maschine. Wer prüfen will, ob eine Rechnung wirklich als ZUGFeRD verarbeitet werden kann, muss deshalb mehr ansehen als das sichtbare PDF.

Ein PDF allein ist kein Formatnachweis

Ein PDF kann genauso aussehen wie eine ZUGFeRD-Rechnung und trotzdem keine strukturierten Daten enthalten. Entscheidend ist, ob im PDF eine XML-Rechnungsdatei eingebettet ist und ob diese XML inhaltlich und technisch stimmt.

Testablauf in sieben Schritten

  1. Eingebettete XML vorhanden? In einem PDF-Programm mit Anhangsansicht prüfen, ob eine XML-Datei (häufig factur-x.xml oder zugferd-invoice.xml) eingebettet ist.
  2. Version und Profil klären: Welche ZUGFeRD-Version und welches Profil (zum Beispiel BASIC, EN 16931 oder XRECHNUNG) enthält die XML – und welches erwartet der Empfänger?
  3. Beträge abgleichen: Rechnungsnummer, Datum, Netto, Steuer und Brutto im sichtbaren PDF mit den Werten in der XML vergleichen. Abweichungen sind ein klarer Fehler.
  4. XML und Geschäftsregeln prüfen: Die XML mit einem Validator prüfen, der zur Version und zum Profil passt. Ein Validator mit falscher Konfiguration liefert keine belastbare Aussage.
  5. PDF/A-3 und Einbettung gesondert prüfen: Ob das PDF formal PDF/A-3 entspricht und die XML korrekt als Anhang eingebunden ist, ist eine eigene Prüfung neben der XML-Validierung.
  6. Empfängertest mit Testdaten: Eine Testrechnung ohne echte Kundendaten an den Empfänger oder dessen Eingangssystem senden und das Ergebnis bestätigen lassen.
  7. Fehlerprotokoll führen: Prüfwerkzeug, Version/Profil, Ergebnis und gemeldete Fehler festhalten, damit Korrekturen nachvollziehbar bleiben.

Welcher Validator passt?

Der KoSIT-Validator ist ein konfigurierbares XML-Prüfwerkzeug. Mit der XRechnung-Konfiguration prüft er XML gegen den Standard XRechnung. Diese Prüfung ersetzt keine vollständige Prüfung eines ZUGFeRD-PDFs; PDF/A-3, Einbettung und das jeweilige Profil müssen gesondert geprüft werden.

Welche ZUGFeRD-Versionen und Profile aktuell veröffentlicht sind, sollte direkt bei FeRD in den Veröffentlichungen nachgesehen werden, statt sich auf eine einmal notierte Versionsnummer zu verlassen.

Typische Fehler

  • PDF ohne eingebettete XML wird als E-Rechnung versendet.
  • Beträge oder Rechnungsnummer im PDF und in der XML stimmen nicht überein.
  • Das verwendete Profil passt nicht zu dem, was der Empfänger verarbeiten kann.
  • Die XML wurde mit einer unpassenden Validator-Konfiguration geprüft.

E-Rechnungen mit MakeMyWork

Mit MakeMyWork erstellst du Rechnungen aus vorhandenen Kunden- und Auftragsdaten und kannst XRechnungen exportieren. Nutze für die Prüfung vorhandener ZUGFeRD-Dateien ein zum Format und Profil passendes Prüfwerkzeug.

Quellen

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